Sie haben eine E-Mail von Ihrer Personalabteilung erhalten, in der MyPeopleDoc erwähnt wird, aber beim Öffnen des Links auf Ihrem Telefon passiert nichts. Kein Konto, kein Zugriff, keine Gehaltsabrechnung. Das Problem liegt selten an der Anwendung: die Aktivierung hängt zunächst von einer Einladung ab, die von Ihrem Arbeitgeber gesendet wurde. Ohne diese Voraussetzung entsperrt die Installation der Anwendung oder der Zugriff auf die Website nichts.
Arbeitgebereinladung MyPeopleDoc: die Voraussetzung, die das Handy nicht ersetzt
Oft suchen Mitarbeiter im Play Store oder App Store nach “MyPeopleDoc” in der Annahme, dass der Download ausreicht, um auf ihre Dokumente zuzugreifen. Die Anwendung erstellt kein Konto: Sie verbindet sich mit einem Bereich, der bereits existieren muss.
Konkret ist es das Unternehmen, das den Dienst abonniert und den Versand einer namentlichen Einladung per E-Mail auslöst. Diese E-Mail enthält einen Link oder einen temporären Code. Solange diese Nachricht nicht angekommen ist, führt keine Manipulation am Telefon zu einem Zugriff auf das digitale Schließfach.
Wenn Sie nichts erhalten haben, überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Spam-Filter blockieren regelmäßig diese Art von automatischer Benachrichtigung. Die Rückmeldungen variieren diesbezüglich je nach E-Mail-Dienst, aber Gmail und Outlook sind am stärksten betroffen. Wenn die E-Mail nicht auffindbar ist, wenden Sie sich direkt an Ihre Personalabteilung, um eine erneute Zusendung zu beantragen.
Sie können auch mein MyPeopleDoc-Konto vom Handy aktivieren, indem Sie den Link, den Sie per E-Mail erhalten haben, direkt im Browser Ihres Handys öffnen, ohne die Anwendung zu verwenden.
Mein MyPeopleDoc-Konto auf dem Handy aktivieren: Browser oder Anwendung
Sobald Sie die Einladung in der Hand haben, stehen Ihnen zwei Wege offen. Die Wahl hängt von Ihrem Telefon und Ihren Gewohnheiten ab.
Aktivierung über den mobilen Browser
Öffnen Sie den Einladungslink direkt in Safari oder Chrome. Die Website mypeopledoc.com ist responsiv: Sie passt sich dem Bildschirm des Handys an, ohne dass eine spezielle Anwendung erforderlich ist. Geben Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse ein, erstellen Sie ein Passwort, und der Bereich öffnet sich.
Diese Methode ist nützlich, wenn die Anwendung nicht mit Ihrem Telefonmodell kompatibel ist oder wenn Sie keine zusätzliche Software installieren möchten. Der Browser gewährt Zugriff auf dieselben Dokumente wie die Anwendung: Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, vom Arbeitgeber hinterlegte Verträge.
Aktivierung über die Android- oder iOS-Anwendung
Wenn Sie sich für die Anwendung entscheiden, laden Sie sie aus dem offiziellen Store herunter, bevor Sie auf den Einladungslink klicken. Überprüfen Sie, ob der Herausgeber in der App-Beschreibung PeopleDoc oder UKG ist, um Kopien zu vermeiden.
- Öffnen Sie die Anwendung und geben Sie die in der Einladung Ihres Arbeitgebers angegebene E-Mail-Adresse ein
- Erstellen Sie ein sicheres Passwort (eine Mischung aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen)
- Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den automatisch gesendeten Bestätigungslink
- Melden Sie sich an: Ihre HR-Dokumente erscheinen im digitalen Schließfach
Wenn der Einladungslink inzwischen abgelaufen ist, zeigt die Anwendung einen Fehler an. In diesem Fall fordern Sie eine neue Einladung von Ihrer Personalabteilung an.
Sicherheit des MyPeopleDoc-Kontos im Falle von Verlust oder Diebstahl des Handys
Ein Punkt, den klassische Leitfäden fast nie ansprechen: Was tun, wenn das Telefon, das auf das Schließfach zugreift, verloren geht oder gestohlen wird? Die in MyPeopleDoc gespeicherten Dokumente enthalten sensible Daten (Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten).
Ändern Sie sofort Ihr MyPeopleDoc-Passwort von einem anderen Gerät aus. Melden Sie sich auf mypeopledoc.com über einen Computer oder das Telefon eines Freundes an, gehen Sie zu den Kontoeinstellungen und ändern Sie das Passwort. Das alte Gerät wird automatisch abgemeldet.
Überprüfen Sie anschließend die letzten Aktivitäten des Kontos, sofern die Plattform dies zulässt. Ein heruntergeladenes Dokument oder ein Teilen, das Sie nicht initiiert haben, sollte Ihrer Personalabteilung gemeldet werden.
Um die Risiken im Vorfeld zu minimieren:
- Aktivieren Sie die biometrische Sperre (Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) auf Ihrem Telefon
- Aktivieren Sie nicht die Option “angemeldet bleiben” in der Anwendung oder im Browser
- Verwenden Sie ein einzigartiges Passwort, das sich von dem Ihrer beruflichen E-Mail unterscheidet
Aufbewahrung der Dokumente und Zugriff nach dem Verlassen des Unternehmens
Das Verlassen des Arbeitgebers bedeutet nicht, dass Sie Ihre Dokumente verlieren. Das MyPeopleDoc-Schließfach bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugänglich. Der persönliche Bereich gehört dem Mitarbeiter, nicht dem Unternehmen.
Der Arbeitgeber hört auf, neue Dokumente abzulegen, aber die bereits archivierten bleiben einsehbar. Die vertraglich festgelegte Aufbewahrungsdauer, die von der Plattform angegeben wird, ist lang und weit über die gesetzlichen Verpflichtungen des Arbeitgebers in Bezug auf Gehaltsabrechnungen hinaus.
Denken Sie daran, Ihre persönliche E-Mail-Adresse in den Kontoeinstellungen vor Ihrem Weggang zu aktualisieren. Wenn Sie den Zugriff auf Ihre berufliche E-Mail verlieren, wird die Wiederherstellung des Passworts kompliziert. Diese Manipulation dauert weniger als eine Minute über den mobilen Browser und verhindert, dass Sie in dem Moment blockiert werden, in dem Sie es am meisten benötigen.
Letzter praktischer Hinweis: Das Schließfach bietet einen persönlichen Speicherplatz, in dem Sie auch Ihre eigenen Dateien (Diplome, Ausweise, Kontoauszüge) ablegen können. Dieser Raum funktioniert unabhängig von der Beziehung zum Arbeitgeber, was ihn zu einem Verwaltungswerkzeug über den strengen beruflichen Rahmen hinaus macht.
