U heeft zojuist een e-mail ontvangen van uw HR-afdeling over MyPeopleDoc, maar wanneer u de link op uw telefoon opent, gebeurt er niets. Geen account, geen toegang, geen loonstrook. Het probleem ligt zelden bij de applicatie: de activatie hangt eerst af van een uitnodiging die door uw werkgever is verzonden. Zonder deze stap vooraf zal het installeren van de applicatie of toegang tot de site niets oplossen.
Werkgeversuitnodiging MyPeopleDoc: de vereiste die de mobiel niet vervangt
We zien vaak werknemers “MyPeopleDoc” zoeken in de Play Store of de App Store, denkend dat de download voldoende is om toegang te krijgen tot hun documenten. De applicatie creëert geen account: ze verbindt met een ruimte die al moet bestaan.
Concreet is het de onderneming die zich abonneert op de service en die de verzending van een persoonlijke uitnodigingse-mail activeert. Deze e-mail bevat een link of een tijdelijke code. Zolang dit bericht niet is aangekomen, zal geen enkele handeling op de telefoon toegang geven tot de kluis.
Als u niets heeft ontvangen, controleer dan uw map met ongewenste e-mail. Anti-spamfilters blokkeren regelmatig dit soort automatische meldingen. De reacties variëren op dit punt afhankelijk van de e-maildiensten, maar Gmail en Outlook zijn de meest betrokken. Als de e-mail niet te vinden is, neem dan rechtstreeks contact op met uw HR-afdeling om om een nieuwe verzending te vragen.
U kunt ook mijn MyPeopleDoc-account vanaf mobiel activeren door de link die per e-mail is ontvangen rechtstreeks in de browser van de telefoon te volgen, zonder de applicatie te gebruiken.
Activeer uw MyPeopleDoc-account op mobiel: browser of applicatie
Eenmaal in het bezit van de uitnodiging, zijn er twee wegen die voor u openstaan. De keuze hangt af van uw telefoon en uw gewoonten.
Activatie via de mobiele browser
Open de uitnodigingslink rechtstreeks in Safari of Chrome. De site mypeopledoc.com is responsief: hij past zich aan het scherm van de telefoon aan zonder een speciale applicatie. U voert uw professionele e-mailadres in, maakt een wachtwoord aan en de ruimte opent.
Deze methode is nuttig wanneer de applicatie niet compatibel is met uw telefoonmodel of wanneer u liever geen extra software installeert. De browser geeft toegang tot dezelfde documenten als de applicatie: loonstroken, attesten, contracten die door de werkgever zijn ingediend.
Activatie via de Android- of iOS-applicatie
Als u voor de applicatie kiest, download deze dan vanuit de officiële store voordat u op de uitnodigingslink klikt. Controleer of de uitgever inderdaad PeopleDoc of UKG is op de app-pagina, om kopieën te vermijden.
- Open de applicatie en voer het e-mailadres in dat in de uitnodiging van uw werkgever is vermeld
- Maak een sterk wachtwoord aan (mix van letters, cijfers en speciale tekens)
- Bevestig uw e-mailadres via de automatisch verzonden bevestigingslink
- Log in: uw HR-documenten verschijnen in de digitale kluis
Als de uitnodigingslink inmiddels is verlopen, geeft de applicatie een foutmelding. In dat geval vraagt u uw HR om een nieuwe uitnodiging.
Beveiliging van het MyPeopleDoc-account bij verlies of diefstal van de telefoon
Een punt dat de klassieke gidsen bijna nooit behandelen: wat te doen als de telefoon die toegang heeft tot de kluis verloren of gestolen is? De documenten die in MyPeopleDoc zijn opgeslagen bevatten gevoelige gegevens (loonstroken, burgerservicenummer, bankgegevens).
Wijzig onmiddellijk uw MyPeopleDoc-wachtwoord vanaf een ander apparaat. Log in op mypeopledoc.com via een computer of de telefoon van een vriend, ga naar de accountinstellingen en wijzig het wachtwoord. Het oude apparaat wordt automatisch afgemeld.
Controleer vervolgens de recente activiteit van het account als het platform dit toelaat. Een gedownload document of een gedeeld item dat u niet heeft geïnitieerd, moet worden gemeld aan uw HR-afdeling.
Om de risico’s vooraf te beperken:
- Activeer de biometrische vergrendeling (vingerafdruk of gezichtsherkenning) op uw telefoon
- Vink de optie “aangemeld blijven” niet aan in de applicatie of de browser
- Gebruik een uniek wachtwoord, anders dan dat van uw professionele e-mail
Bewaring van documenten en toegang na vertrek uit het bedrijf
Uw werkgever verlaten betekent niet dat u uw documenten verliest. De MyPeopleDoc-kluis blijft toegankelijk, zelfs na het einde van het arbeidscontract. De persoonlijke ruimte behoort tot de werknemer, niet tot het bedrijf.
De werkgever stopt met het indienen van nieuwe documenten, maar de al gearchiveerde blijven beschikbaar. De contractuele bewaartermijn die door het platform wordt aangegeven, is lang en veel langer dan de wettelijke verplichtingen van de werkgever met betrekking tot loonstroken.
Vergeet niet om uw persoonlijke e-mailadres bij te werken in de accountinstellingen voor uw vertrek. Als u de toegang tot uw professionele e-mail verliest, wordt het herstellen van het wachtwoord ingewikkeld. Deze handeling duurt minder dan een minuut vanaf de mobiele browser en voorkomt dat u vastloopt op het moment dat u het het meest nodig heeft.
Laatste praktische detail: de kluis biedt een persoonlijke opslagruimte waar u ook uw eigen bestanden (diploma’s, identiteitsbewijzen, afschriften) kunt opslaan. Deze ruimte functioneert onafhankelijk van de relatie met de werkgever, waardoor het een administratief classificatie-instrument wordt dat verder gaat dan de strikte professionele context.
