Een bedrijf kan zijn activiteiten stopzetten zonder dat deze informatie onmiddellijk zichtbaar is voor zijn klanten, leveranciers of partners. De definitieve sluiting van een onderneming komt juridisch overeen met zijn schrapping uit de officiële registers, maar deze schrapping gebeurt niet van de ene op de andere dag en wordt niet altijd synchroon weerspiegeld in alle openbare databases.
Verschillen tussen registers: waarom één enkele controle niet voldoende is
De meest voorkomende reflex is om het SIREN-nummer of de sociale naam op een openbaar register te zoeken. Het probleem is dat de verschillende databases niet in hetzelfde tempo worden bijgewerkt.
Analyse van kruisverwijzingen tussen het RCS en het Sirene-register toont aan dat ongeveer 7 % van de bedrijven die uit het RCS zijn geschrapt, nog enkele maanden actief blijven in Sirene. Dit verschil betekent dat een controle op één enkele bron een misleidend beeld van de werkelijke situatie kan geven.
Om een betrouwbare uitkomst te verkrijgen, moeten minimaal drie bronnen worden vergeleken: het Nationaal Register van Ondernemingen (RNE), het Sirene-register van het INSEE en het Officiële Bulletin van Burgerlijke en Commerciële Aankondigingen (BODACC). Elke van deze databases biedt aanvullende informatie, en het is hun overeenstemming die het mogelijk maakt om conclusies te trekken. Een onderzoek op Positive Entreprise beschrijft de stappen van deze vergelijking voor de meest voorkomende gevallen.
Schrapping uit het RNE en het RCS: wat deze statussen concreet betekenen
Het Nationaal Register van Ondernemingen, toegankelijk via het unieke loket van het INPI sinds 1 januari 2023, centraliseert de informatie over alle in Frankrijk geregistreerde bedrijven. Wanneer een onderneming daar als geschrapt verschijnt, betekent dit dat de formaliteit van stopzetting is goedgekeurd door de bevoegde griffie.
Het RCS, beheerd door de griffies van de handelsrechtbanken, blijft de referentie voor commerciële bedrijven. De vermelding “geschrapt” in het RCS betekent dat de onderneming zijn rechtspersoonlijkheid heeft verloren na de sluiting van de liquidatie. Het is deze schrapping die het sterkste bewijs van een definitieve sluiting vormt.
Verschil tussen schrapping en opschorting
Een onderneming die is opgeschort, behoudt zijn registratie. Het schort tijdelijk zijn activiteiten op, meestal voor een maximale duur van twee jaar. De bedrijfsfiche vermeldt dan een status “in opschorting” of “zonder activiteit”, maar de onderneming is niet geschrapt.
Het is gebruikelijk om deze twee situaties te verwarren. Een onderneming in opschorting kan op elk moment zijn activiteiten hervatten, terwijl een geschrapte onderneming juridisch niet meer bestaat.
BODACC en wettelijke aankondigingen: de publicaties die de sluiting bevestigen
De BODACC publiceert de akten die zijn geregistreerd in het RCS, met name de vonnissen voor het openen van collectieve procedures, de sluitingen van liquidaties en de schrappingen. Het raadplegen van de BODACC maakt het mogelijk om te controleren of een vonnis van gerechtelijke liquidatie is uitgesproken en of de sluiting van de operaties is gepubliceerd.
De informatie die in de BODACC moet worden gezocht om een definitieve sluiting te bevestigen:
- De publicatie van een vonnis van sluiting van liquidatie, dat de operaties beëindigt en voorafgaat aan de schrapping in het RCS
- De schrappingsaankondiging zelf, die de effectieve datum van verwijdering uit het register vermeldt
- Indien van toepassing, een vonnis van ontbinding gevolgd door een universele overdracht van vermogen (TUP), procedure die betrekking heeft op bedrijven met één aandeelhouder
De wettelijke aankondigingen die in erkende kranten worden gepubliceerd (zoals die vermeld op Les Echos of La Gazette) aanvullen de BODACC. Ze bevatten vaak details over de ontbindingsbeslissing die in de algemene vergadering is genomen.
Uniek loket INPI: werkelijke termijnen tussen stopzetting en juridische verdwijning
Sinds 2023 moet elke stopzetting van activiteiten uitsluitend worden aangegeven via het unieke loket voor bedrijfsformaliteiten dat door het INPI wordt beheerd. Deze regel geldt voor micro-ondernemingen, eenmanszaken en vennootschappen.
De aangifte moet binnen 30 dagen na de effectieve stopzetting worden ingediend. De schrapping uit het RNE volgt vervolgens in enkele dagen tot enkele weken, afhankelijk van de complexiteit van het dossier. Deze verwerkingstijd creëert een venster waarin het bedrijf zijn activiteiten feitelijk heeft stopgezet, maar nog steeds als actief verschijnt in de registers.
Voor een betrouwbare controle moet daarom rekening worden gehouden met deze vertraging. Hier zijn de elementen die parallel moeten worden gecontroleerd:
- De status van de vestiging op de Bedrijvenlijst (actief, gesloten, in opschorting)
- De datum van de laatste update van de Sirene-fiche, die aangeeft of de informatie recent is
- De aanwezigheid of afwezigheid van jaarrekeningen die zijn ingediend bij de griffie over de laatste twee boekjaren, een indirect teken van activiteit of verlatenheid
- Het bestaan van een Kbis-uittreksel van minder dan drie maanden, het enige document dat juridische waarde heeft als bewijs van de registratie-status
Kbis-uittreksel en terreincontrole: de laatste stappen
Het Kbis-uittreksel blijft het referentiedocument. Het vermeldt de sociale naam, het SIREN-nummer, het adres van de hoofdzetel, de identiteit van de bestuurders en, indien van toepassing, de vermelding van schrapping. Het aanvragen van een recent Kbis bij de griffie van de handelsrechtbank maakt het mogelijk om definitieve duidelijkheid te krijgen.
Buiten de registers bieden sommige terreincontroles aanvullende aanwijzingen: een leeg commercieel pand, een niet-werkend telefoonnummer, een inactieve website. Deze elementen vormen geen juridisch bewijs, maar ze helpen bij de aanpak wanneer de registers nog niet zijn bijgewerkt.
De definitieve sluiting van een bedrijf kan niet worden bevestigd met één enkele controle. De vergelijking tussen RNE, Sirene, BODACC en Kbis blijft de meest betrouwbare methode, met inachtneming dat meerdere weken kunnen verstrijken tussen de werkelijke stopzetting en de officiële schrapping.
