Gebruikt u een kassa of een kassasoftware voor uw bedrijf? Sinds de begrotingswet 2025 en de aanpassingen in 2026 is de certificering van kassasoftware veranderd. De regels zijn aangescherpt, de termijnen zijn gewijzigd, en er komt tegelijkertijd een tweede regelgevende verplichting bij: de elektronische facturatie. Dit is wat u moet onthouden om compliant te zijn zonder onaangename verrassingen.
Kassacertificering en elektronische facturatie: twee verplichtingen die samenkomen in september 2026
De meeste gidsen over kassacertificering behandelen het onderwerp op een geïsoleerde manier. De realiteit op de werkvloer is anders: vanaf 1 september 2026 worden bedrijven die aan btw zijn onderworpen geconfronteerd met een dubbele gelijktijdige verplichting.
De eerste is de gecertificeerde kassasoftware. Uw kassasysteem moet de onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring en archivering van betalingsgegevens waarborgen, in overeenstemming met artikel 286 I-3 bis van de algemene belastingwet.
De tweede is de verplichte ontvangst van elektronische facturen via een goedgekeurd platform (publiek platform of partner). Uw softwareleverancier moet dus beide gebieden dekken: kassacertificering en compatibiliteit met e-facturatie.
Voordat u uw kassasysteem kiest of vernieuwt, kunt u Caps Entreprise online ontdekken om de concrete implicaties van deze conformiteit beter te begrijpen.
Waarom is dit een veelvoorkomende valkuil? Een handelaar kan een perfect gecertificeerde kassasoftware hebben, maar niet in staat zijn om de formaten van elektronische facturatie (Factur-X, UBL, CII) te verwerken. Dan moet er ofwel van oplossing worden gewisseld, ofwel een compatibele module worden toegevoegd. Het is beter om deze convergentie te anticiperen dan om twee afzonderlijke softwaremigraties te beheren.
Uitgeverattest of certificaat NF525/LNE: welk bewijs van conformiteit in 2026
U heeft misschien gehoord van de afschaffing van het uitgeverattest in februari 2025, gevolgd door de herinvoering een jaar later. Deze regelgevende wals heeft veel handelaren en restauranthouders in verwarring gebracht.
Hier is de stand van zaken sinds 21 februari 2026: de begrotingswet voor 2026 (wet n 2026-103, artikel 125) heeft het individuele attest van de uitgever hersteld als geldig bewijs van conformiteit. Er bestaan dus opnieuw twee bewijsmodi naast elkaar.
- Het certificaat afgegeven door een geaccrediteerde instantie, na audit van de software. De twee erkende certificeringen zijn NF525 (uitgegeven door InfoCert) en de LNE-certificering (Nationale laboratorium voor metrologie en testen).
- Het individuele attest van de uitgever, conform het officiële model BOI-LETTRE-000242 gepubliceerd door de belastingdienst. De BOFiP is op 25 maart 2026 bijgewerkt om deze herinvoering op te nemen.
- In beide gevallen moet het document bevestigen dat de software voldoet aan de vier wettelijke voorwaarden: onveranderlijkheid, beveiliging, bewaring en archivering van gegevens.
Het verschil tussen de twee is niet onbelangrijk. Het certificaat NF525 of LNE is gebaseerd op een onafhankelijke technische audit. Het uitgeverattest legt alleen de verantwoordelijkheid bij de leverancier van de software, zonder externe verificatie.
Welke keuze concreet te maken
Als uw software al over een certificaat NF525 of LNE beschikt, hoeft u niets te veranderen. Dit certificaat blijft het sterkste bewijs tijdens een belastingcontrole.
Als uw uitgever alleen een attest aanbiedt, controleer dan of het voldoet aan het officiële model. Vraag het schriftelijk aan en bewaar het bij uw boekhouddocumenten. In geval van controle is dit document het eerste dat de belastingdienst zal opvragen.
Belastingcontrole en boete: wat er gebeurt als uw kassa niet compliant is
Tijdens een controle kan de belastingdienst vragen om het certificaat of attest van uw kassasoftware te zien. Het ontbreken van dit document activeert een specifieke procedure.
De professional ontvangt eerst een boete van 7.500 euro. Hij heeft vervolgens een termijn van 60 dagen om zich in overeenstemming te brengen. Als de situatie na deze termijn nog steeds niet is geregulariseerd, kan een nieuwe boete van hetzelfde bedrag worden opgelegd.
Dit mechanisme is niet theoretisch. De strijd tegen btw-fraude met betrekking tot kassasoftware is een belangrijke begrotingskwestie voor de staat. Sommige niet-conforme software maakt het mogelijk om de transactiegeschiedenis te wissen of de voorraadgegevens aan te passen, waardoor alle sporen van inkassering in de boekhouding worden verwijderd.
Wie is betrokken en wie niet
De verplichting geldt voor alle professionals die aan btw zijn onderworpen en die een software of kassasysteem gebruiken om de betalingen van hun klanten te registreren. Dit omvat handelaren, restauranthouders en dienstverleners die zijn uitgerust met een verkooppunt of kassasoftware.
Daarentegen zijn zelfstandigen en micro-ondernemingen die niet aan btw zijn onderworpen niet onderworpen aan deze certificeringsverplichting.
Planning voor de conformiteit van de kassasoftware: de data om te onthouden
De opeenvolgende uitstel hebben de interpretatie van de regelgevingstijdlijn vertroebeld. Hier zijn de huidige referentiepunten, zoals ze voortkomen uit de geldende teksten.
- Sinds 1 september 2025 is certificering door een geaccrediteerde instantie officieel vereist. De uitgevers hebben echter tot 1 september 2026 de tijd om de certificering van hun software te voltooien.
- Tot 1 september 2026 wordt bewijs van een ingediende certificeringsaanvraag bij een geaccrediteerde instantie geaccepteerd tijdens een controle.
- Vanaf 1 september 2026 moet het certificaat of het conforme attest beschikbaar zijn zonder extra vertraging.
Het feit dat het uitgeverattest in februari 2026 is hersteld, biedt een speelruimte voor professionals wiens software nog niet is gecertificeerd met NF525 of LNE. Deze speelruimte is niet onbeperkt: het attest moet bestaan, voldoen aan het officiële model en onmiddellijk beschikbaar zijn in geval van controle.
Controleer nu bij uw uitgever welk document hij kan verstrekken. Als het antwoord vaag of traag is, is dat het signaal dat het tijd is om de beschikbare oplossingen op de markt te vergelijken, met in gedachten de dubbele verplichting van gecertificeerde kassa en elektronische facturatie die tegelijkertijd van kracht wordt.