Verwenden Sie eine Registrierkasse oder eine Kassensoftware für Ihr Geschäft? Seit dem Haushaltsgesetz 2025 und seinen Anpassungen im Jahr 2026 hat sich die Zertifizierung von Kassensoftware verändert. Die Regeln sind strenger geworden, die Fristen haben sich verschoben, und gleichzeitig kommt eine zweite regulatorische Verpflichtung hinzu: die elektronische Rechnungsstellung. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um ohne böse Überraschungen konform zu sein.
Kassenzertifizierung und elektronische Rechnungsstellung: zwei Verpflichtungen, die im September 2026 zusammenlaufen
Die meisten Leitfäden zur Kassenzertifizierung behandeln das Thema isoliert. Die Realität vor Ort ist jedoch anders: Ab dem 1. September 2026 sehen sich umsatzsteuerpflichtige Unternehmen mit einer doppelten gleichzeitigen Verpflichtung konfrontiert.
Die erste ist die zertifizierte Kassensoftware. Ihr Kassensystem muss die Unveränderlichkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung der Zahlungsdaten gemäß Artikel 286 I-3 bis des allgemeinen Steuergesetzes gewährleisten.
Die zweite ist der obligatorische Empfang elektronischer Rechnungen über eine zugelassene Plattform (öffentliche Plattform oder Partner). Ihr Softwareanbieter muss daher beide Bereiche abdecken: Kassenzertifizierung und E-Rechnungs-Kompatibilität.
Bevor Sie Ihre Kassensystemlösung auswählen oder erneuern, können Sie Caps Entreprise online entdecken, um die konkreten Auswirkungen dieser Konformität besser zu verstehen.
Warum ist das eine häufige Falle? Ein Händler kann eine perfekt zertifizierte Kassensoftware haben, die jedoch nicht in der Lage ist, die Formate der elektronischen Rechnungsstellung (Factur-X, UBL, CII) zu verarbeiten. In diesem Fall muss entweder die Lösung gewechselt oder ein kompatibles Modul hinzugefügt werden. Es ist besser, diese Konvergenz im Voraus zu antizipieren, als zwei separate Softwaremigrationen zu verwalten.
Herausgeberbescheinigung oder Zertifikat NF525/LNE: welcher Nachweis der Konformität im Jahr 2026
Vielleicht haben Sie von der Abschaffung der Herausgeberbescheinigung im Februar 2025 gehört, gefolgt von ihrer Wiederherstellung ein Jahr später. Diese regulatorische Welle hat bei vielen Händlern und Gastronomen Verwirrung gestiftet.
Hier ist der aktuelle Stand seit dem 21. Februar 2026: Das Haushaltsgesetz für 2026 (Gesetz Nr. 2026-103, Artikel 125) hat die individuelle Bescheinigung des Herausgebers als gültigen Nachweis der Konformität wiederhergestellt. Somit existieren wieder zwei Nachweisarten.
- Das Zertifikat, das von einer akkreditierten Stelle nach einer Prüfung der Software ausgestellt wird. Die beiden anerkannten Zertifizierungen sind NF525 (ausgestellt von InfoCert) und die LNE-Zertifizierung (Nationales Labor für Metrologie und Prüfungen).
- Die individuelle Bescheinigung des Herausgebers, die dem offiziellen Modell BOI-LETTRE-000242 entspricht, das von der Steuerbehörde veröffentlicht wurde. Der BOFiP wurde am 25. März 2026 aktualisiert, um diese Wiederherstellung zu integrieren.
- In beiden Fällen muss das Dokument bestätigen, dass die Software die vier gesetzlichen Bedingungen erfüllt: Unveränderlichkeit, Sicherheit, Aufbewahrung und Archivierung der Daten.
Der Unterschied zwischen beiden ist nicht unerheblich. Das Zertifikat NF525 oder LNE basiert auf einer unabhängigen technischen Prüfung. Die Herausgeberbescheinigung trägt ausschließlich die Verantwortung des Softwareanbieters, ohne externe Überprüfung.
Welche Wahl konkret zu bevorzugen ist
Wenn Ihre Software bereits über ein Zertifikat NF525 oder LNE verfügt, müssen Sie nichts ändern. Dieses Zertifikat bleibt der solideste Nachweis bei einer Steuerprüfung.
Wenn Ihr Anbieter nur eine Bescheinigung anbietet, überprüfen Sie, ob sie dem offiziellen Modell entspricht. Fordern Sie sie schriftlich an und bewahren Sie sie mit Ihren Buchhaltungsunterlagen auf. Im Falle einer Prüfung wird dieses Dokument von der Behörde zuerst angefordert.
Steuerprüfung und Geldstrafe: was passiert, wenn Ihre Kasse nicht konform ist
Bei einer Prüfung kann die Steuerbehörde verlangen, das Zertifikat oder die Bescheinigung Ihrer Kassensoftware zu sehen. Das Fehlen dieses Dokuments löst ein bestimmtes Verfahren aus.
Der Fachmann erhält zunächst eine Geldstrafe von 7.500 Euro. Er hat dann einen Zeitraum von 60 Tagen, um sich konform zu stellen. Wenn die Situation nach Ablauf dieser Frist immer noch nicht geregelt ist, kann eine weitere Geldstrafe in gleicher Höhe verhängt werden.
Dieser Mechanismus ist nicht theoretisch. Der Kampf gegen die Mehrwertsteuerbetrug im Zusammenhang mit Kassensoftware stellt ein wichtiges Haushaltsproblem für den Staat dar. Einige nicht konforme Softwarelösungen ermöglichen es, den Verlauf von Transaktionen zu löschen oder die Bestandsverwaltungsdaten anzupassen, wodurch alle Spuren von Einnahmen in der Buchhaltung entfernt werden.
Wer betroffen ist und wer nicht
Die Verpflichtung betrifft alle umsatzsteuerpflichtigen Fachleute, die eine Software oder ein Kassensystem verwenden, um die Zahlungen ihrer Kunden zu erfassen. Dazu gehören Händler, Gastronomen und Dienstleister, die mit einem Point-of-Sale-Terminal oder einer Kassensoftware ausgestattet sind.
Im Gegensatz dazu sind Selbstständige und Kleinstunternehmen, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, nicht von dieser Zertifizierungspflicht betroffen.
Zeitplan für die Konformität der Kassensoftware: die Daten, die Sie beachten sollten
Die wiederholten Verschiebungen haben die Lesbarkeit des regulatorischen Zeitplans verwischt. Hier sind die aktuellen Meilensteine, wie sie aus den geltenden Texten hervorgehen.
- Seit dem 1. September 2025 ist die Zertifizierung durch eine akkreditierte Stelle offiziell erforderlich. Die Anbieter haben jedoch bis zum 1. September 2026 Zeit, um die Zertifizierung ihrer Software abzuschließen.
- Bis zum 1. September 2026 wird der Nachweis eines begonnenen Zertifizierungsverfahrens bei einer akkreditierten Stelle bei einer Prüfung akzeptiert.
- Ab dem 1. September 2026 muss das Zertifikat oder die konforme Bescheinigung ohne zusätzliche Verzögerung verfügbar sein.
Die Tatsache, dass die Herausgeberbescheinigung im Februar 2026 wiederhergestellt wurde, gibt den Fachleuten, deren Software noch nicht die Zertifizierung NF525 oder LNE erhalten hat, einen gewissen Spielraum. Dieser Spielraum ist jedoch nicht unbegrenzt: Die Bescheinigung muss existieren, dem offiziellen Modell entsprechen und im Falle einer Prüfung sofort vorgelegt werden können.
Überprüfen Sie jetzt bei Ihrem Anbieter, welches Dokument er bereitstellen kann. Wenn die Antwort unklar oder verspätet ist, ist das ein Zeichen dafür, dass es Zeit ist, die verfügbaren Lösungen auf dem Markt zu vergleichen, wobei die doppelte Verpflichtung zur zertifizierten Kasse und zur elektronischen Rechnungsstellung, die gleichzeitig in Kraft tritt, im Hinterkopf zu behalten.